Fakturę w KSeF wystawisz bez płatnego programu — w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo w e-mikrofirmie w e-Urzędzie Skarbowym. Jako JDG nie musisz niczego zgłaszać: uprawnienia do Twojego NIP-u są przypisane automatycznie.
1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika
- Wejdź na ap.ksef.mf.gov.pl.
- Wybierz „Zaloguj przez login.gov.pl” — Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna albo e-dowód. Możesz też zalogować się podpisem kwalifikowanym.
- Logujesz się w kontekście NIP-u swojej firmy; tożsamość potwierdzasz PESEL-em (Profil Zaufany) albo podpisem.
Certyfikatem KSeF nie zalogujesz się do bezpłatnych narzędzi MF. Certyfikat służy programom i trybowi offline — więcej w poradniku Certyfikat i token KSeF.
2. Wystaw fakturę
- W menu wybierz „Wystaw fakturę VAT”.
- Wybierz formularz: tryb skrócony wystarczy do zwykłej sprzedaży krajowej, tryb rozszerzony ma wszystkie pola faktury FA(3).
- Uzupełnij dane i kliknij „Wystaw fakturę”, a potem „Odśwież”. Gdy wszystko się uda, zobaczysz numer KSeF faktury.
Faktury uproszczonej (do 450 zł) w Aplikacji Podatnika nie wystawisz.
3. Numer KSeF, UPO i daty
- Po przyjęciu faktura dostaje unikalny numer KSeF, a Ty możesz pobrać UPO — urzędowe poświadczenie odbioru. Numer KSeF nie jest elementem treści faktury.
- Data wystawienia faktury to dzień, w którym przesłałeś ją do KSeF. Gdy przesyłasz ją później niż data wpisana na fakturze, KSeF traktuje ją jako fakturę offline. Faktura z datą z przyszłości zostanie odrzucona.
- Twój kontrahent otrzymuje fakturę w dniu nadania numeru KSeF. Konsument i odbiorca zagraniczny — w dniu, w którym faktycznie ją dostaną.
4. Faktura dla konsumenta albo kontrahenta poza KSeF
Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do KSeF. Jeśli jednak wystawisz fakturę w KSeF, a kupujący nie korzysta z systemu (konsument, firma zagraniczna), przekazujesz ją w uzgodniony sposób (np. PDF mailem) i oznaczasz kodem QR, który pozwala sprawdzić ją w KSeF; pod kodem jest numer KSeF. Konsumentowi możesz też dać sam kod QR z danymi dostępu.
Fakturę jako PDF pobierzesz w Aplikacji Podatnika i w e-mikrofirmie.
5. Faktury kosztowe
- W Aplikacji Podatnika: Lista faktur → „Faktury zakupowe”. Pobierzesz XML albo PDF, do 10 faktur naraz (w pliku ZIP).
- W e-mikrofirmie: „e-Faktury zakupu w KSeF” → „Importuj” albo „Przenieś do listy dokumentów”.
- Fakturę kosztową odbierzesz w KSeF tylko wtedy, gdy sprzedawca wpisał na niej Twój NIP.
6. Alternatywa: e-mikrofirma
e-mikrofirma to bezpłatne narzędzie dla osób prowadzących jednoosobową działalność, w e-Urzędzie Skarbowym (logowanie przez login.gov.pl).
- Kliknij „Powiąż z KSeF” i potwierdź tożsamość Profilem Zaufanym.
- Wybierz „Nowy dokument” → „Nowa e-Faktura sprzedaży (KSeF)”.
- Uzupełnij dane, sprawdź podgląd („Pokaż PDF”) i kliknij „Wystaw fakturę”.
- Wystawione faktury znajdziesz w Lista dokumentów → Faktury sprzedaży.
Źródła
- MF, Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I — rozpoczęcie korzystania (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II — wystawianie i otrzymywanie faktur (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, „Środy z KSeF”, moduł VIII — e-mikrofirma: ksef.podatki.gov.pl
Stan na 26.10.2026. To nie jest doradztwo podatkowe.