Do wystawiania faktur w bezpłatnej Aplikacji Podatnika wystarczy logowanie przez login.gov.pl. Certyfikat i token są potrzebne, gdy łączysz z KSeF program do faktur albo wystawiasz faktury w trybie offline.
Certyfikat KSeF: dwa rodzaje
| Rodzaj | Do czego |
|---|---|
| Typ 1 | Uwierzytelnianie w KSeF — np. gdy program łączy się z systemem w Twoim imieniu. |
| Typ 2 | Oznaczanie kodem QR faktur wystawianych w trybie offline. |
- Jeden certyfikat nie łączy obu zastosowań — jeśli potrzebujesz obu, generujesz dwa.
- Certyfikat jest ważny nie dłużej niż 2 lata.
- Od lutego 2026 wniosek o certyfikat składasz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 albo przez API KSeF. Wybierasz przeznaczenie: „Uwierzytelnienie w systemie KSeF” (typ 1) albo „Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy” (typ 2).
- Hasło do klucza ma od 15 do 32 znaków i nie da się go zresetować — zapisz je w menedżerze haseł.
Certyfikatem KSeF nie zalogujesz się do bezpłatnych narzędzi MF (Aplikacji Podatnika, e-mikrofirmy). Tam logujesz się przez login.gov.pl albo podpisem kwalifikowanym.
Token KSeF
Token pozwala programowi do faktur nawiązać połączenie z KSeF przez API. Generujesz go w Aplikacji Podatnika; pozostaje ważny, dopóki go nie unieważnisz.
Pierwotnie tokeny miały działać do 31.12.2026. W podręczniku z 6.08.2026 Ministerstwo Finansów zapowiedziało ich utrzymanie na czas nieokreślony i odpowiednią zmianę rozporządzenia. Strona Aplikacji Podatnika wciąż podaje datę 31.12.2026 — przy wyborze programu sprawdź, czy obsługuje też logowanie certyfikatem.
Uprawnienia dla księgowej albo biura rachunkowego
- W Aplikacji Podatnika wejdź w Uprawnienia.
- Księgowej (osobie): „Nadaj uprawnienie — osobie fizycznej do pracy w KSeF” i wpisz jej PESEL albo NIP.
- Biuru rachunkowemu (firmie): „podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur” — po NIP biura, także z prawem dalszego przekazania uprawnień jego pracownikom.
Wystawianie faktur i dostęp do faktur to dwa odrębne uprawnienia — nadajesz tylko te, których księgowa potrzebuje. Jako JDG nie składasz formularza ZAW-FA.
Gdy KSeF nie działa
| Sytuacja | Do kiedy wysłać fakturę do KSeF |
|---|---|
| Tryb offline24 (może z niego skorzystać każdy) | najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu |
| Niedostępność KSeF | najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności |
| Awaria ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów | w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| Awaria całkowita (ogłaszana w mediach) | faktura papierowa lub elektroniczna — nie dosyłasz jej do KSeF |
Faktura wystawiona offline ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Do drugiego potrzebujesz certyfikatu KSeF typu 2.
Źródła
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. I — rozpoczęcie korzystania (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. III — dodatkowe funkcjonalności (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, Podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (06.08.2026): ksef.podatki.gov.pl
- MF, strona Aplikacji Podatnika KSeF 2.0: ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-20/
Stan na 26.10.2026. To nie jest doradztwo podatkowe.